La auditoría de Presidio 2018 detalla varios problemas de mantenimiento de registros

PRESIDIO – La ciudad de Presidio recibió otra opinión adversa, que es la peor puntuación que puede dar un auditor, en su auditoría de 2018 que se publicó a principios de este año. Después de esbozar una serie de deficiencias en el mantenimiento de registros en el informe, el auditor concluyó que los estados financieros de la ciudad en su conjunto no representan de manera justa su situación financiera real. 

Uno de los mayores hallazgos de la auditoría, que abarca el año fiscal entre octubre de 2017 y septiembre de 2018, fue que la administración de la ciudad regularmente no pagaba los impuestos sobre la nómina al gobierno federal, ya que no presentaba informes de nómina trimestrales al IRS. Estos informes, conocidos como 941, rastrean cuánto dinero ha retenido la ciudad del cheque de pago de un empleado de la ciudad en forma de seguro social, Medicare, impuesto sobre la renta federal, etc. Se supone que la ciudad enviará ese dinero, junto con el informe, al IRS cada tres meses. 

Joe Portillo, quien fue el administrador de la ciudad durante el período de esta auditoría más reciente, niega que la ciudad no haya presentado estos informes mientras él estaba en el cargo. “¿Podría haber habido un error en un 941? Si. ¿Hay algún 941 ausente? Y la respuesta es no. ”, Dijo Portillo. 

A través de una solicitud de registros abiertos, The Big Bend Sentinel obtuvo todos los 941 enviados al IRS durante el año fiscal 2018. De acuerdo con las fechas en los registros, Portillo llenó los 941 de manera oportuna. Sin embargo, el IRS no quiso comentar si la agencia recibió los informes o los impuestos laborales correspondientes antes de la fecha límite, citando leyes de privacidad. El auditor, Doak Painter, tampoco quiso comentar sobre la discrepancia. 

Portillo reconoció que la ciudad no había presentado sus 941 desde finales de 2013 hasta 2016 cuando fue contratado como administrador de la ciudad. Marco Baeza, el administrador de la ciudad antes de Portillo, también admitió que la ciudad no había estado presentando los informes mientras él estaba en el cargo. Las auditorías de la ciudad anteriores identificaron este mismo problema, escribiendo que la ciudad podría estar en el gancho de varias multas del IRS. De hecho, Portillo dijo que la ciudad había acumulado tarifas por un total de cerca de un millón de dólares por no presentar estos informes. 

Brad Newton, el actual administrador interino de la ciudad, confirmó que la ciudad había acumulado estas tarifas, pero dijo que la ciudad pudo pagarlas en 2017 gracias a una donación de Energy Transfer Partners, que construyó el oleoducto Trans-Pecos. Se suponía que el cheque de un millón de dólares se destinaría a la expansión de las instalaciones recreativas de la ciudad, pero tenía que utilizarse para saldar sus cuentas con el IRS. 

“Logramos construir una pieza de equipo para el patio de recreo, luego [el IRS] entró y se llevó el resto”, dijo Newton. 

Esta auditoría es solo una de una serie de auditorías adversas que la ciudad ha recibido desde al menos 2013. Las auditorías anteriores han identificado muchos de los mismos problemas que se destacaron en la de 2018.

Portillo dijo que heredó un lío financiero de su predecesor, Baeza. “Creo que la gente debe darse cuenta de que estuvo roto durante muchos años”, dijo Portillo. “Es muy difícil cuando estás en mora y estás tratando de recuperarte de algo que sucedió hace cuatro o cinco años. No sucedió de la noche a la mañana. No se solucionará de la noche a la mañana “.

El auditor identificó varias otras deficiencias en el mantenimiento de registros en la auditoría de 2018 además de no presentar los 941 informes. El auditor concluyó que la ciudad no conciliaba regularmente su cuenta bancaria con sus libros contables. Una conciliación bancaria es el proceso mediante el cual el director de finanzas compara los números de las cuentas bancarias de la ciudad con los del libro mayor de la ciudad. Sin conciliaciones bancarias regulares, es posible que las transacciones no se contabilicen en el libro mayor de la ciudad, según el informe del auditor. 

De manera similar, la ciudad no estaba coordinando con el Distrito de Desarrollo Municipal de Presidio para determinar cuánto se debían el uno al otro. Newton, quien fue el jefe del distrito de desarrollo durante el año fiscal 2018, dijo: “Hasta donde yo sé, no hubo discrepancias en el lado del PMDD”. Dijo que el departamento de finanzas de la ciudad está a cargo de conciliar las cuentas, por lo que no participó en el proceso en 2018. “Estoy bastante seguro de que todo el dinero que proviene del PMDD se rastrea correctamente ahora”, Newton. adicional. 

El auditor también encontró que la ciudad no estaba cumpliendo con sus convenios de bonos tanto para la biblioteca como para la estación de bomberos. Los convenios de bonos son ciertas obligaciones que la ciudad tiene para con quienes emiten los bonos. En este caso, la ciudad debía presentar informes anuales y declaraciones de ingresos al final del año al Departamento de Agricultura de los Estados Unidos, que emitió los bonos. En el informe, el auditor dijo: “Fuimos contactados por la agencia otorgante indicando que los convenios de bonos tanto para la biblioteca como para la estación de bomberos estaban fuera de cumplimiento debido a las repetidas solicitudes sin respuesta de artículos asociados con los convenios de bonos”.

Si la ciudad continuamente no cumple con el acuerdo del pacto, es posible que los futuros otorgantes no estén dispuestos a hacer negocios con la ciudad. El USDA no respondió antes de la hora de impresión para decir si la ciudad aún no cumplía con sus convenios de bonos. 

Si bien Portillo esperaba una mejor opinión en esta auditoría más reciente, dijo que los residentes deben estar seguros de que la ciudad está corrigiendo sus errores pasados. “Estoy completamente seguro de que rastreamos cada centavo que entra y cada centavo que sale. En cuanto a la pérdida de fondos, o cualquier tipo de robo o malversación, eso no es de mi incumbencia ”, dijo. “El punto es que hemos superado todas las auditorías morosas y hemos estado tratando de ponernos al día desde entonces”. 

“Como funcionario electo en jefe, la responsabilidad es mía”, dijo el alcalde John Ferguson, pero agregó que sentía como si el auditor, Doak Painter, no se estuviera comunicando adecuadamente con la ciudad durante el transcurso de la auditoría. Painter ha estado auditando la ciudad durante varios años pero, según Ferguson, no realizaría la auditoría de 2019. 

Ferguson también dijo que la ciudad esperaba que la auditoría se completara en septiembre de 2020, no en enero de 2021. Como The Big Bend Sentinel anteriormente informó, la ciudad perdió una subvención para comprar dos nuevas ambulancias después de que no pudo producir fechas actuales de auditorías. 

A pesar de todos los problemas financieros pasados ​​de la ciudad, Ferguson se está enfocando en seguir adelante. Dijo: “Siento que la ciudad, de buena fe, ha estado trabajando muy duro durante los últimos dos años para rectificar nuestras deficiencias y ser responsables de la manera en que deberíamos ser con respecto a las auditorías”. 

Glorissel Muniz, el actual director de finanzas de la ciudad, contratado en noviembre de 2018, estuvo de acuerdo y dijo que la ciudad ha implementado una serie de nuevos controles y procedimientos internos para garantizar que los libros financieros de la ciudad estén bajo control. Dijo que la ciudad ha encontrado una nueva empresa para trabajar en la auditoría de 2019 y está esperando que la temporada de impuestos llegue a su fin para comenzar el proceso. 


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